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¿Centralizar o descentralizar? ¡Esa es la cuestión!

Organizar un evento en distintos lugares y al mismo tiempo. 




Desde hace un tiempo, muchas compañías que tienen filiales en todo el país, al momento de organizar un evento deciden hacerlo “al mismo tiempo” pero en cada localidad, en vez de reunir a todo el personal en el mismo lugar, como estilaban años atrás. 



Bancos, compañías de seguros, automotrices y empresas del sector siderúrgico son algunas de las que están haciendo lanzamiento de productos, family day o incluso su fiesta de fin de año, para miles de personas en simultáneo pero en distintas partes, como Capital y varias localidades del interior.
 

Las ventajas son claras.

Por un lado hay
una logística más sencilla, ya que no es necesario trasladar a todo el
personal hasta un mismo lugar, ni pagar hoteles, comidas, etc. Pero
además esta modalidad ofrece la ventaja de permitir que todos los
asociados participen, porque a veces puede ser difícil que la totalidad
del personal se traslade si el evento estuviese centralizado, ya que
siempre alguien tendrá que quedarse de guardia en la filial, y por
consiguiente perderse la actividad.

Por otro lado, esto abre la
posibilidad de adaptar los contenidos de la actividad a cada localidad.
Los gustos en cuanto a shows y catering pueden ser muy diferentes según
la región. En este sentido, realizar un evento multitudinario pero por
sectores (ej. en el NOA; en el NEA, en la zona Centro del país o en el
Sur) permite adaptar el contenido a los gustos e intereses de cada zona,
y contratar proveedores locales, afianzando el vínculo entre la empresa
y la gente de la localidad en la que se desarrolla (este punto es muy
importante, independientemente de si el organizador es de otra
provincia. Aún en ese caso, hay que hacer el mayor esfuerzo posible por
contratar proveedores locales).

Pero también hay desventajas.

Hay
momentos que los asociados están esperando, para reunirse o conocerse
con quien solamente se contactaron vía mail o telefónicamente durante
todo el año.

Por otro lado, si en otros años se organizó un
evento en común con un viaje incluido, esto se puede tomar como un
derecho adquirido, con lo que una nueva modalidad puede producir
resentimiento e impactar en el clima laboral.

Por su parte, para
la Dirección, esta acciones son oportunidades únicas para reunir a todo
el equipo de trabajo en el mismo lugar y al mismo tiempo. Capitalizar
ese  momento para potenciar el mensaje organizacional y motivar a la
gente, tiene un efecto multiplicador positivo muy importante.

Si
bien se puede instalar un sistema de videoconferencia para que todos
participen del “discurso”, las sensaciones vividas y el cara a cara no
tiene el mismo efecto.

Por otro lado y desde el punto de vista
de la organización, armar este tipo de eventos en simultáneo y en
diferentes localizaciones tiene otras complejidades.

Muchas
empresas eligen contratar la organización localmente y replicar algunos
servicios para que las actividades, si bien puedan ser diferentes entre
sí, tengan el mismo criterio, la misma temática, el mismo mensaje. Esto
se resuelve con algunos servicios que sí se centralizan como ser un
video motivacional, el nombre y logo del evento, la cartelera (para la
que se resuelve el diseño en forma central y se imprime localmente) y la
ambientación. Es fundamental que no haya diferencias sustanciales. Si
en Buenos Aires hay un show musical o atracción central de renombre, en
el interior es imprescindible contratar a uno del mismo nivel (aunque
sea local), porque ese es un aspecto muy observado por el personal.

Por
todo esto, hay que tener en cuenta muchos factores antes de decidir si
el evento se realizará en forma centralizada o regionalizada, para
elegir la opción mas adecuada, lograr impacto en los empleados y
resultados para la empresa.





Por Marcelo Gordin, Director de Énfasis Motivation Company (www.enfasismotivation.com)

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