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Cómo comunican los Eventos

Los Eventos como herramienta de comunicación

Una de las justificaciones más fuertes para llevar a cabo el esfuerzo de invertir el dinero requerido a fin de montar cualquier evento, es que proporciona numerosas oportunidades de comunicación, antes, durante y después de ser llevado a cabo.





Gacetilla publicada por el Diario Clarín en su suplemento económico de los días domingo, allá por el 2004, en ocasión del Primer Simposio de Relaciones Públicas



Cuando existe la necesidad de llamar la atención de forma que no pueda ser ignorada, con frecuencia el mejor enfoque puede ser un evento o acontecimiento especial (que en adelante serán tomados como sinónimo).

   

Un evento es -además de una potencial unidad de negocios- una forma de comunicación utilizada para conseguir atención hacia un producto o hacia una institución.

   

Una de sus funciones principales es la de generar el interés de los medios  de comunicación hacia algo que no necesariamente tiene naturaleza noticiosa.

   

Las instituciones en general y las empresas en particular también pueden valerse de un evento para dirigir la atención de determinados públicos hacia sus actividades, funciones o procesos.

Veamos algunos ejemplos:

– Una planta manufacturera puede realizar un evento de puertas abiertas para demostrar su programa de modernización recientemente terminado.

– Grupos o entidades de carácter social o caritativo pueden llevan a cabo subastas y cenas de beneficencia para conseguir fondos y también para concientizar a la comunidad.

– Empresas de tecnología están en condiciones de realizar workshops para demostrar las aplicaciones de sus productos o maquinarias.

– Una empresa que participa de una feria o exposición de puede aprovechar el flujo de asistentes a su stand para promover acciones concomitantes, por ejemplo organizar futuras visitas guiadas a sus instalaciones para profundizar el vínculo y /o consolidar el posicionamiento de determinados valores.

– Una consultora en Relaciones Públicas y/u Organización de Eventos realiza una actividad de capacitación o académica como ser unas jornadas o congresos de carácter abierto y gratuito con el propósito de promover determinados conceptos y valores y al mismo tiempo posicionarse como realizadores exitosos en la mente de los públicos asistentes o contactados.

– Una institución de carácter social organiza en evento deportivo, artístico o cultural con el doble objetivo de recaudar fondos en el marco de su campaña de fundrasing y además, concientizar a la sociedad sobre la naturaleza de la tarea que se emprende en favor de un grupo de personas al que asiste.



En casi todas las ocasiones, la ventaja principal de
efectuar un evento no es el número de gente que asistirá al mismo, sino
el número mayor que puede alcanzarse a través de los medios de
comunicación.

   

Un acontecimiento especial puede tener muchos
acontecimientos subsidiarios, como por ejemplo: almuerzo, banquetes,
exposiciones, talleres, concursos, discursos y otros, como parte de su
desarrollo.

   

El acontecimiento especial es un elemento de
difusión publicitaria que realizado en mayor escala, incluye y entraña
todos los instrumentos y técnicas de la publicidad y requiere de una
gran cantidad de detalles habilidosamente diseñados, presentados,
dramatizados y publicados.

   

Para la realización de cualquier evento se necesita de un responsable de comunicación que lo impulse integralmente.

   

Este especialista llevará a cabo todo el esquema para ejecutar la comunicación del evento una vez que la dirección de la empresa haya aprobado el concepto.

   

La
mayoría de los gerentes de Relaciones Públicas o Eventos Especiales,
una vez realizada la investigación, diagnostico de situación y
establecido los objetivos, utilizan un sistema de planificación que
identifica el día de terminación de cada paso del plan. 

   

Estos
pasos pueden incluir todas las funciones de comunicación que rodean el
evento, invitaciones, avisos, gacetillas, conferencia de prensa, e-mail
marketing, telemarketing, dossier de información, marketing promocional,
folletería, redes sociales, etc.

   

De acuerdo al tamaño y
complejidad del evento, el especialista puede trabajar sólo o supervisar
a la gente responsable de que todas las acciones se lleven a cabo
oportunamente.

   

El encargado de la comunicación, sin importar
el tamaño del evento, debe ser detallista y conciente del presupuesto.
Debe conocer cada elemento y su oportunidad para que el evento sea
exitoso.

   

Un buen comunicador debe poder programar actividades
que maximicen la repercusión e impacto del acontecimiento, además, debe
investigar para obtener información. La información es el elemento
esencial para tomar decisiones y posibilita planificar, ejecutar y
evaluar  los resultados de las acciones comunicantes.

Por Antonio Ezequiel Di Génova*

* adigenova@redrrpp.com.ar

@antoniodigenova

Presidente de REDIRP www.redirp.org

Editor del Portal de RR.PP. www.redrrpp.com.ar

Director General de e-PR Consultores

www.e-publicrelations.com.ar 

Autor de los libros:

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