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Cómo redactar un email

Netiquette: aspectos clave para redactar correctamente un email.



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Es un término que surgió en las comunicaciones en Internet, principalmente relacionado con el envío y recepción de correo electrónico.


El término viene de la contracción de dos palabras de origen inglés:

Net (Red) y Etiquette (Etiqueta, en el sentido de usos y estilos).

Netiquette es un conjunto de reglas de comportamiento aceptables en la Red, que pueden aplicarse a la redacción de un “email”, de una conversación en línea (“chat”) y la comunicación por voz (“e-phone”), entre otras.

Netiquette aconsejable en la redacción de un correo electrónico de tipo corporativo.

Toda vez que deba utilizarse ese canal de comunicación con públicos externos es aconsejable hacerlo teniendo en cuenta ciertas y determinadas pautas de relacionamiento, a saber:

Utilizar la línea de “subject” (tema o asunto) de modo que refleje de forma breve y clara el contenido del mensaje.

Si el tipo de comunicación lo ameritare, encabezar el mensaje en forma simple y cordial. Inmediatamente manifestar en un párrafo el objetivo o propósito del contacto o intereses que se persiguen. Luego argumentar, con otro párrafo, las razones que justificaren el propósito anteriormente manifestado y por último quedar, en una oración, a disposición del destinatario para lo que resultare oportuno.

Hacer uso de todas las formas paralingüísticas que se consideraren necesarias (negrita, cursiva, subrayado, color y tamaño de letra) con el fin de aumentar la correcta decodificación de nuestro mensaje. El mensaje corporativo debe tender hacia la asertividad y la empatía y deben evitarse los modismos y las formas irónicas y/o humorísticas de manifestarse.

Para despedirse será conveniente hacer uso de una fórmula sencilla. Agregar además, si es que no están ya predeterminados, los datos identificatorios y corporativos más importantes.

Asimismo, utilizar el sistema de “attach” para adjuntar los
documentos o archivos que resultaren necesarios a los efectos de hacer
explícita la demanda. Las notas o solicitudes que se adjuntaren
dispondrán del tratamiento propio que se le asigna a todo escrito
realizado en soporte de papel.

No utilizar co-textos o fondos que por los “bytes” que insuman lentifiquen el proceso de envío.

Respetar
el “copyright” del material que se reproduce, así como las referencias
de autores o fuentes de las que proviene la información que se
transcribe.

Por Antonio Ezequiel Di Génova*

* adigenova@redrrpp.com.ar

@antoniodigenova

Presidente de REDIRP www.redirp.org

Editor del Portal de RR.PP. www.redrrpp.com.ar

Director General de e-PR Consultores

www.e-publicrelations.com.ar 

Autor de los libros:

 

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