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Errores en Eventos

Los 7 errores más comunes al organizar un evento empresario, y cómo evitarlos.



¿Por qué los participantes de un evento corporativo, muchas veces sienten que “no hicieron nada” en todo el día?
 

La empresa organiza actividades de capacitación y motivación para fortalecer el desempeño del equipo, pero aunque la actividad sea realmente necesaria y se hayan destinado muchos recursos en armarla, al día siguiente hay  colaboradores que opinan: “no hicimos nada”. Y lo peor es que a veces…  es cierto!  ¿Por qué? ¿Qué se hizo mal, o se dejó de hacer? Hay algunos errores típicos en la organización de la actividad, que distinguen a una propuesta realmente productiva de un “día de descanso”. 



 Por Marcelo Gordín, Director General de Énfasis Motivation Company.


–  No tener en claro el objetivo del evento.

A veces la empresa
parte de cierta idea e insiste en llevarla adelante; pero al analizar
las necesidades a cubrir o los ejes a trabajar, se puede descubrir que
la actividad no es pertinente, o que hay alternativas más adecuadas. 

Es
fundamental establecer cuáles son los objetivos que tiene la Gerencia
para llevar a cabo el evento (motivación, fidelización, capacitación,
integración del personal, etc). Recién entonces se podrá evaluar qué
tipo de propuesta podrá satisfacer esa necesidad, y en base a eso
determinar en qué lugar llevarlo a cabo, el tipo de actividad a
realizar, cuál será el catering, etc.

Hay eventos que se pueden
concretar mucho mejor en una quinta, al aire libre y con un catering
informal (mesa de fiambres y quesos, por ejemplo) para comer de manera
descontracturada. Otros quizá requieran el salón de un hotel y mesas
vestidas de manera formal.

–  Perder la atención en los detalles.

A
veces se pone el foco en aspectos secundarios, como la contratación de
determinados speakers o artistas, o de cierto salón para hacer el
evento, y se descuida el motivo real para el que se realiza la
actividad.

No se trata de invitar al personal a ver un show,
sino de seleccionar un show que forme parte de un todo, y que apunte a
lograr un objetivo específico y claramente formulado… Porque para la
organización,  el evento debe ser una herramienta para generar
motivación, difundir su producto o fidelizar a un determinado sector de
la cadena comercial.  Hay que centrarse en lo que se desea lograr, para
que todos los detalles giren alrededor de ese eje. La esencia del evento
debe pasar por lo que se quiere transmitir.

–  Descuidar la comunicación interna.

Pocas
empresas saben que se pueden potenciar los resultados del evento
mediante una buena comunicación con el equipo. Para eso hay que
considerar qué quiere comunicar la gerencia, cuál es el resultado de la
última encuesta de clima, y como se puede aprovechar la ocasión para dar
algún tipo de respuesta o devolución al personal.

Lo que se
haga en el terreno de la comunicación, en forma previa, durante  y con
posterioridad a la actividad, puede maximizar los recursos disponibles y
aumentar la relación costo-beneficio.



–  Descuidar la relación
costo-beneficio.

Hay eventos de alto impacto que, más allá de los
comentarios elogiosos del momento, no generan los resultados que la
Gerencia proyectó. Incluso hay ocasiones en que una inversión demasiado
ostentosa puede resultar contraproducente (por ejemplo cuando, por algún
motivo la empresa está realizando ajustes internos, ya sea en el
personal o en los recursos disponibles).

Debemos tener presente
que la creatividad es irreemplazable y hay maneras quizá más sencillas
pero mucho más eficaces de trabajar con los RRHH para producir un
cambio.

–  No atender el aspecto logístico.

Muchas veces
se elige el lugar donde va a realizarse la actividad sin considerar
cómo va a trasladarse la gente (ya sea con o sin  transporte propio), lo
cual puede generar demoras, malhumores, gastos impensados y reclamos. 

De
la misma manera, conviene tener en cuenta la distancia y accesos en
relación al traslado de los elementos con los que se va a trabajar, del
personal que armará y desarmará las estructuras, de la preparación y
distribución de los alimentos  (que deben respetar las condiciones de
higiene y de frío requeridos), etc.

Hay aspectos relacionados
con la logística que se deben atender muy cuidadosamente, para evitar
demoras y dolores de cabeza que luego complicarán la actividad.



–  La seguridad industrial y la higiene no son temas secundarios, sino centrales.

 La
historia nos recuerda eventos que terminaron mal por equipos de sonido
que produjeron un cortocircuito y luego un incendio; indigestiones o
intoxicaciones por alimentos mal conservados o mal manipulados; 
aglomeraciones por excederse en la capacidad de los salones o de los
accesos; vallados o escenarios que se caen…

Estos son solo
algunos aspectos fundamentales que hay que analizar al organizar la
actividad, sobre todo cuando se prevé una concurrencia masiva. Trabajar
con un experto en seguridad industrial e higiene puede ser la mejor
inversión del evento, a la par que demuestra a su gente una preocupación
genuina por su salud y seguridad.  



– Dejar la organización en manos de alguien no profesional.

En
la realización de un evento deben trabajar juntas y de manera
sincronizada muchas personas, de rubros muy diferentes. Hay montones de
aspectos a considerar, y muchas cuestiones a controlar simultáneamente.
Por eso es importante saber del tema;  considerar los tiempos y las
múltiples necesidades en cada sector, y poder prever los problemas para
anticiparse a cada uno. Hay que pensar en la duración del evento, las
demandas de seguridad e higiene; los requisitos de la aseguradora (que
cubre los riesgos sólo si se cumplen ciertas condiciones) ; el traslado y
manipulación de los alimentos; la capacidad de la red eléctrica, y
muchos aspectos más. Por eso es importante que a cargo haya a cargo un
profesional con una mirada integral, que administre los recursos para
alcanzar los objetivos planteados en todas las áreas (comunicacional y
logística).

Porque detrás de un evento,  la mirada global no sólo
es importante sino que es una condición sine qua non para lograr los
objetivos, y lograr que la actividad no se transforme en un «día de
descanso» sino en una jornada muy productiva para la empresa.

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