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Eventos con poco o mucho de eventual

¿Qué tienen de eventual los Eventos?

La organización exitosa de un evento requiere, más allá del expertise, de un sustento teórico que garantice los objetivos que se persigan y que éstos estarán en concordancia con las metas, estrategias, imagen e intereses del cliente que contratare los servicios de un OPE (Organizador Profesional de Eventos).



La visión entrepreneur y transdisciplinar, la capacidad de trabajar en equipo, la planificación estratégica, la capacidad de adaptarse a los nuevos entornos, cosmovisión y personalidad proactiva son algunos de los prerrequisitos que diferencian a un profesional bien formado de otro que no lo está.

Históricamente, la organización de eventos ha sido en gran parte dominada por la acción de los «idóneos», o sea, personas que aprendieron cómo se hace a partir de la experimentación, utilizando el ensayo y error: hit-and-miss. En ocasiones, la falta de rigor y método de planificación ha dejado consecuencias nefastas para sus clientes o para los asistentes a un evento.

La organización de un Acontecimiento Especial no tiene nada de “eventual”, por lo que debe ser concebido y ejecutado de acuerdo a los más altos estándares de calidad organizativa y estilo. La organización de un Acontecimiento Especial demanda gran profesionalismo y dedicación esmerada.

Organización de Eventos: finalidad.

A
través de un Evento se puede conseguir llamar la atención, despertar
interés y movilizar a toda o a una parte del público blanco (“Target
Group”) sobre novedades de empresas, productos o servicios, sobre una
innovación o mejora en los procesos de fabricación, distribución,
comercialización etc., sobre el reciente o inminente lanzamiento de un
producto o servicio, sobre algunos aspectos de la institución menos
promocionados o conocidos y que sean dignos de ser puestos a la
consideración del público.

Un Evento es una excelente
oportunidad para  tomar contacto directo y personalizado con una parte
de la audiencia objetivo, para afianzar lazos y vínculos y para
transmitir determinados conceptos y valores, como ser cordialidad,
calidez en el trato, interés por nuestros públicos, organización y
profesionalismo y muchos otros.

Asimismo, a través de  un Evento
se puede trabajar para perfeccionar la imagen institucional que en la
mente de los públicos se va articulando. En ocasiones, representa la
posibilidad de interactuar con los públicos en un plano transversal al
que lo se hace habitualmente. 

A partir de un Evento se puede,
inclusive, incrementar la cartera de clientes o se puede iniciar un
proceso para lograrlo. A diferencia de otras herramientas de
Comunicación y Marketing, un Evento abre una puerta para contactar en
tiempo real a clientes potenciales muy difíciles de persuadir, a los que
se ha intentado abordar a través de múltiples acciones que no han
conseguido el resultado deseado: publicidad, marketing directo, e-mail
marketing
, fuerza de venta, etc.

A su vez, un Evento puede
resultar una unidad funcional a los negocios existentes en una empresa, o
puede representar una unidad de negocios en sí misma. La organización
de diferentes tipos de Eventos, manejada profesionalmente, puede ser un
negocio muy rentable.

La decisión de realizar un Evento, entraña
además una serie de amenazas, pues toda vez que uno se expone, está
sujeto a la crítica de los diferentes públicos afectados por la acción,
que evaluarán la calidad y profesionalismo de lo organizado, de manera
tal que todas las ventajas que pudieron alcanzarse a través de un Evento
bien organizado, pueden licuarse a la luz de uno con serias
deficiencias organizativas. Hay evidencia suficiente sobre empresas que
han perdido clientes importantes, que han perdido posicionamiento de
imagen  y consideración pública y que han tenido repercusión negativa en
los medios, entre otras posibles consecuencias disfuncionales.

Definición de Evento.

Si
bien un «Evento» es -por definición de la Real Academia Española- un
acontecimiento, una eventualidad,  un hecho imprevisto, también es un
«suceso  importante y programado, de índole social, académica, artística
o deportiva».

Un Evento es, una herramienta de gestión táctica del
área de Marketing y de Relaciones Públicas. Es decir, importa beneficios
tanto sea para la prosecución de los objetivos comerciales o sociales
como para los comunicacionales e institucionales. Asimismo, por la
naturaleza de los temas con lo que trabaja –imagen, vinculación con los
públicos, negocios, relaciones interpersonales–, posee claras
connotaciones estratégicas. 

Un evento suele ser considerado una
acción de bajo presupuesto, pero no por ello deja de exigir una
ejecución altamente profesionalizada.

El concepto de eventualidad.

La
eventualidad de un acontecimiento que ha sido programado, no reside en
la falta de previsión de lo que pudo y debió ser previsto, sino en, por
ejemplo: la inspiración, predisposición e impronta de los disertantes en
una conferencia o congreso; en la creatividad, entrega y dedicación de
un deportista en una competencia; en la empatía de actores y
espectadores durante un espectáculo teatral o artístico, en un contexto
socio económico adverso producto de variables no controlables que
afectan la capacidad de compra de los potenciales asistentes a una feria
o exposición; en la apreciación, percepción e impacto que las obras de
arte expuestas generaren en el público. Todo ello es parte del abanico
de posibilidades de lo «eventual».

Por Antonio Ezequiel Di Génova*

* adigenova@redrrpp.com.ar

@antoniodigenova

Presidente de REDIRP www.redirp.org

Editor del Portal de RR.PP. www.redrrpp.com.ar

Director General de e-PR Consultores

www.e-publicrelations.com.ar 

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