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Fondos y Sponsors

Cómo captar fondos para un Congreso





Muchas
Asociaciones organizan o desean organizar Congresos, Foros, Jornadas u
otro tipo de actividades de formación profesional para sus miembros o
profesionales vinculados, y la tarea de captación de sponsors es uno de
los ejes centrales de estos emprendimientos.



Parte de nuestro
trabajo es asesorar a las entidades acerca de las distintas opciones
para “fondear” el evento, o directamente ocuparnos de la gestión para
captar fondos.



Por Lucio Vaquero*
Esos recursos, generalmente provenientes del sector privado, pueden destinarse a  financiar congresos u otras actividades de capacitación, pero también a desarrollar un portal educativo,  la página web, el newsletter u otro tipo de actividades vinculadas a la vida de la Asociación. 

Si hablamos específicamente de Congresos, hoy por hoy puede fondearse a partir de la inscripción de interesados en participar, o del apoyo que le brinden algunas empresas. Según el tipo de evento y la especialidad de que se trate, estas opciones pueden llegar a significar la mitad de los ingresos en cada caso.

– Para estimular las inscripciones, lo recomendable es contar con un programa científico atractivo (la participación de figuras emblemáticas en ese campo profesional – nacionales o internacionales-  siempre genera interés), y realizar una buena difusión de la propuesta. Por ejemplo a través de la propia entidad y sus órganos de difusión (pagina web, newsletter, revista, etc.), aunque algunas organizaciones también lo hacen a través de medios de comunicación generales o especializados. También es importante contar con un servicio de “Boosting Delegates”: una manera de incrementar la participación de delegados a un determinado evento, mediante herramientas de marketing adaptadas a los distintos mercados.

– Respecto al apoyo del sector privado, la respuesta depende mucho del tema que se va a abordar, así como de la coyuntura y de la propia empresa.

Los recursos para apoyar estos eventos provienen del presupuesto de marketing de cada compañía. En los laboratorios medicinales, quien define la participación de la empresa en el evento es generalmente la Gerencia de Producto. Si se prevé que en forma más o menos coincidente saldrá a la venta un nuevo producto relacionado con el tema del congreso, es probable que la empresa invierta más. Un Congreso de HIV puede generar un interés especial en los laboratorios u otras compañías con productos relacionados a ese tema, ya que brindar su auspicio resulta una manera interesante de mostrarse ante los profesionales que serán convocados.

Por otra parte, como sucede con el respaldo de otras actividades, cada empresa evalúa su participación según la cantidad y calidad del público que asistirá al evento y la afinidad que éste tenga con su perfil de cliente.

Como fondearse

Una Asociación que desea captar recursos para realizar un congreso – por caso –  puede ofrecer distintas opciones al mundo corporativo.

– Por ejemplo, ofrecer a las empresas la posibilidad de adquirir cierta cantidad de inscripciones al evento, que después ésta puede obsequiar para que diversas personas –participen de la actividad, a su cargo. De esa manera, se le brinda una manera de generar un buen vínculo y cierta fidelización con sus invitados.

– Otra opción es ofrecer a la empresa que intervenga en todo lo relacionado con la imagen, auspiciando el material científico, la señalética o diversos objetos que serán  entregados a los delegados como credenciales, bolígrafos, carpetas, maletines, etc.

– En los casos en que en forma paralela se realiza una exposición comercial, se puede proponer el espacio para la instalación de un stand, el auspicio de un sector, etc. (en ese caso suele haber un precio fijo por m2.)

– Finalmente, de la mano de la informática y las nuevas tecnologías han surgido nuevas formas de captación de fondos para Congresos: por ejemplo, ofrecer a una empresa u otras instituciones la opción de auspiciar aplicaciones en telefonía celular, portales de contenido online, etc.

Por supuesto, a todo esto se suma la creatividad que la empresa pueda aplicar (a través generalmente de una agencia) para hacer que su presencia en el congreso sea más atractiva a la mirada de los participantes.

Como queda claro, hay varias opciones para conseguir fondos y solventar un congreso. Sin embargo, en todos los casos requieren dedicación y conocimiento del tema.

La captación de fondos se basa en la confianza, por lo cual la experiencia previa y la credibilidad de quien acerca el ofrecimiento son fundamentales.

* Director Association Relations de MCI Group Argentina (www.mci-group.com/argentina)



8 de septiembre 2012

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