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Hacer una fiesta en tiempo de crisis

Hay momentos clave en la vida de todos nosotros que queremos compartir, y por eso, aún en medio de la crisis, seguiremos haciendo fiestas. Pero es bueno saber que se pueden reducir algunos costos sin afectar al resultado. ¿En qué se puede ahorrar, y en qué no? ¿Qué hay que tener en cuenta?

Aunque la economía no ayude, siempre hay motivos para hacer una fiesta: celebrar un casamiento, un cumpleaños, una graduación, una comunión o bar-mitzvah …  Los expertos de AOFREP, la Asociación de Organizadores de Fiestas, Reuniones Empresariales y Proveedores, ofrecen algunos consejos para realizar la fiesta que queremos, aún con bolsillos flacos.

 

Lo primero que debe saber es que se puede hacer la fiesta soñada sin gastar demasiado. Todo es cuestión de creatividad, y es en estas ocasiones cuando un Organizador Profesional de Eventos (OPE) puede cumplir con los deseos del cliente mucho mejor que si éste averigua y contrata a los proveedores por su propia cuenta.

¿Por qué? Porque el OPE conoce el mercado y sus proveedores;  puede negociar precios de otra manera; sugerir opciones que a una persona que no está en el rubro no se le ocurrirían, y finalmente puede armar una opción que cumpla con la fantasía del cliente, a partir del presupuesto disponible u optimizando cada centavo invertido de acuerdo a gustos, presupuestos, historias familiares y tradiciones {cada cliente es un caso único, con gustos y expectativas diferentes}. El OPE aporta confiabilidad, pero también creatividad y profesionalismo.

¿Qué hacer si ya tenemos una idea predeterminada de lo que queremos, pero el presupuesto no alcanza?

Lo que hace un organizador profesional de eventos, es buscar toda la información  posible acerca de  los gustos y preferencias  del cliente, para luego pensar y desarrollar  una propuesta personalizada, que lo identifique y conmueva. Hay que buscar propuestas creativas y diferentes, indagando no tanto en lo que pensaba hacer el cliente, sino lo que quería lograr, para llegar al mismo objetivo de otra manera. Siempre se puede amoldar el presupuesto al evento con el que soñaron.

 ¿En qué elementos o servicios se puede ahorrar? 

Según los expertos de AOFREP, hay formas de reducir costos sin perder calidad en el evento, por ejemplo haciendo una ambientación con algunos elementos de decoración y ornamentación más sencillos. Por ejemplo, usando objetos artesanales económicos como porta-velas, almohadones o variedad de colgantes, se puede lograr un ambiente cálido y definido con poca inversión. También se puede pensar en otras marcas de bebidas, sobre todo en las alcohólicas. Hoy hay vinos buenos en un abanico muy amplio de precios, y muchos varietales son deliciosos y menos costosos que los vinos de alta gama.

 

Desde la Asociacion señalan que en ocasiones, el cliente elige reducir la cantidad de invitados, eludiendo aquellas invitaciones “de compromiso” para derivar ese presupuesto en la gente que les resulta más importante. En algunas fiestas de 15 años, se estila invitar a los adultos más tarde, para sumarse a la mesa dulce y brindis. Esto  permite que los adolescentes consuman alguna propuesta más informal, como pizza party, y reduce los costos en catering y bebidas.

Otra opción para reducir costos en el catering, es suprimir las islas de la recepción ofreciendo solamente bocaditos fríos y calientes, y también reemplazar el postre por la mesa de dulces directamente. También las pastas, ofrecidas con diversas salsas, son una posibilidad que permite jugar con la gran variedad de las mismas.

Armar la fiesta con concepto de cocktail {bandejas,  finger food, livings o pufs} en vez de realizar una comida formal con mesas, sillas  y cubiertos, optar por pizza / pasta party o cazuelas, etc permite reducir los costos de vajilla y mantelería, por ejemplo.

 

Los expertos agregan además, que siempre se puede llegar a un acuerdo y adaptar la propuesta a los recursos que hay. Eso si: habrá que dejar de lado ingredientes muy costosos, ya que no se puede servir langosta, por ejemplo, si no hay presupuesto. Lo importante, insisten, es no resignar calidad en la gastronomía ni en el servicio.  

También se puede ahorrar costos en el salón. Hoy hay muchas opciones para elegir, en las zonas más glamorosas de la ciudad pero también hay opciones en otras más alejadas, en los barrios por ej. Por eso siempre conviene recorrer y comparar calidad de servicio.

Hoy día, muchas personas están revalorizando el SUM {Salón de Usos Múltiples} de su edificio o el salón de fiestas del club como reemplazo de un salón de fiestas. La única precaución que hay que tomar en estos casos es la de analizar los otros ítems involucrados, ya que si son de precios altos, quizá la fiesta salga aún más cara que en un salón. Esto se explica porque en general los salones de fiestas cuentan con toda la infraestructura necesaria: luces, sistemas de sonido, guardarropas, pantallas, mesas, sillas o livings, etc., de modo que al contratar estos servicios por separado, puede anularse la diferencia favorable de costos.

 

– Otro aspecto a tener en cuenta es que hay empresas que organizan fiestas sociales «informales», que recortan todas las partes del evento que solo responden a una tradición, para incluir aquellas que son realmente entretenidas para el anfitrión y sus invitados. De esta forma, se organiza un festejo «Express» para un público más distendido, pero de una manera igual o más divertida. Justamente, la Asociación propuso a las empresas que la integran la organización de acuerdos entre proveedores, de forma de ofrecer al mercado un paquete completo y más accesible para todos los bolsillos.

Respecto a la contratación de shows, cuando no son posibles al bolsillo el organizador puede trabajar con el DJ armando tandas con marcadas similitudes por época (por ejemplo poniendo música disco); por estilo (caribeña, reggaetón), por familias de origen (judías, italianas, etc.), o por preferencias del cliente (ej. jazz, rock nacional).


Algunos consejos.

Ø      Organizar la fiesta teniendo bien en claro cual es el presupuesto con el que se cuenta, para ver opciones y comparar precios.

Ø      Hacer una lista de invitados, “a conciencia”.

Ø      Contactarse con profesionales que sepan escuchar lo que usted quiere, lo puedan asesorar y dar buenos consejos, para hacer que el presupuesto sea lo más rentable posible.

Ø      Analizar todos los rubros que conforman el evento (salón, catering, DJ, show, ambientación, fotografía, etc.) y darle importancia (ponderar) lo que mas le importa. Tener muy claro que se quiere priorizar y/o estar abierto a escuchar el asesoramiento de profesionales para poder ir descubriéndolo.

Ø      Seleccionar aquellos espacios físicos que le brindan la mejor opción calidad-precio.

Ø      Pedir varios presupuestos con diferentes profesionales, y elegir al que le generó más confianza.

Ø      Cuidar mucho la calidad en la gastronomía, ya que una mala elección del proveedor puede resultar peligrosa para la salud. 


Finalmente, piense que la calidad de la fiesta la hacen los invitados. Disfrute de lo que organizó, y no piense en lo que dejó de contratar. Los invitados no sabrán nunca todo lo que quedó en el camino para adaptar el presupuesto. Si el o los homenajeados están contentos con lo que están haciendo, la gente que los quiere y los acompaña va a poder compartir esa felicidad y ayudarlos a hacer de ese día, un momento único e inolvidable. 

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