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Manual de urbanidad digital por Antonio E. Di Génova.

Participación de Antonio Ezequiel Di Génova en un artículo del principal diario de Colombia “El Tiempo”, que publicó algunas reflexiones que realizara respecto de la Comunicación, el Protocolo a tener en cuenta en épocas de Home Office. Agradecemos la gestión de nuestra Country Manager de #REDIRP en Colombia, la amiga Pilar Guzman que lo hizo posible.

Manual urgente de urbanidad digital y buenos modales en internet

Teletrabajo

Acondiciona un sector de su hogar en el que sea posible trabajar cómodamente y con privacidad. Foto: 123RF

Nadie nos enseñó a comportarnos con altura y decencia en internet. 11 claves de etiqueta digital.

 

Solo de 4 a 10 segundos disponemos para crear una verdadera conexión con otra persona, explica Pilar Guzmán, experta en etiqueta y protocolo. Si ese tiempo resulta efímero para crear cercanía en la interacción cara a cara, entonces cómo será ahora que gran parte de la vida cotidiana, para una buena porción de la humanidad, transcurre desde la esfera virtual.

Esto a propósito de la contingencia del covid-19, que obligó al aislamiento, al distanciamiento social y al traslado de muchas actividades laborales y educativas a este escenario.

El uso de internet ha tenido un crecimiento exponencial, y hoy “se cuentan 4,57 billones de personas como usuarias en el mundo, un aumento del 7 por ciento en el último año, según el informe de We Are Social, Hootsuite y Kepios”, como lo explica Catalina Salazar, ‘chief operating officer’ de iProspect en Colombia, agencia del grupo Dentsu Aegis NetworkHoy.

Conviene tener en cuenta reglas de etiqueta y protocolo, más ahora cuando el teletrabajo se transformó en una forma indispensable de ejercer funciones y responsabilidades laborales, en época de pandemia y cuarentena.

La buena educación es importante en todos los ámbitos sociales, sean presenciales o virtuales. A diario se dan casos de personas que no supieron diferenciar la vida pública de la privada por estar en sus casas, y como consecuencia pasan vergüenzas.

En esa medida, expertos en imagen y comunicación, como el argentino Antonio Ezequiel Di Génova, recomiendan el uso acertado de las herramientas tecnológicas y seguir estas normas de trabajo en línea.

Aprenda a administrar el tiempo

Que trabaje en casa no significa que no se establezcan horarios para el desarrollo de sus funciones. En ese sentido, sea puntual con sus compromisos. Ahora no tiene que desplazarse a un lugar físico, así que ya no hay excusa para llegar tarde. Por otro lado, sea comprensivo con los horarios de los demás. Si por algún motivo usted se quedó trabajando hasta tarde o recordó algún detalle a medianoche o un domingo, no asuma que su compañero, jefe o subalterno también está disponible. Por supuesto que hay temas urgentes, pero en general procure ser respetuoso con los horarios, los turnos y los tiempos de desconexión.

Cuide su vestuario. Si bien una gran ventaja del trabajo en casa es no tener que realizarlo con una vestimenta tan formal como la que se lleva a la oficina, como traje y corbata para los hombres en ciertos ambientes laborales, no significa que esté permitido mostrarse ante sus compañeros como lo haría en la intimidad de su hogar o en el tiempo libre. Las relaciones interpersonales que se llevan durante la jornada laboral son de carácter empresarial o institucional, no social.

Adecúe el espacio físico donde trabaja. Si bien toda regla tiene sus excepciones, lo recomendable para realizar sus funciones en los horarios preestablecidos es acondicionar un sector de su hogar en el que sea posible trabajar cómodamente y con privacidad. En casa convive con su familia, como es lógico, pero no por eso sus interlocutores ocasionales deben apreciar los desplazamientos o actividades de los demás integrantes del entorno personal. Si las condiciones de su vivienda no permiten lograr ese cometido, todos en casa deben hacer su mejor esfuerzo para adecuar un espacio para tal fin. Mantenga recintos como la alcoba exclusivos para el descanso, no solo por etiqueta sino por salud mental.

Cómo y cuándo responder mensajes. No importa si el mensaje recibido es vía ‘e-mail’, WhatsApp, MSN u otro, todos son medios válidos en el ámbito laboral y muy necesarios. Las personas en general demandan cierta inmediatez en las respuestas y cualquier demora puede generar malos entendidos. Lo aconsejable es responder tan rápido como le sea posible, independientemente del tono o de la respuesta.
Es comprensible que una respuesta exija un tratamiento específico y que demande un tiempo prudencial para remitirla. “En estos casos lo ideal es hacérselo saber a su interlocutor. Un simple: ‘Me pongo a trabajar en el tema y apenas tenga una respuesta se la envío´’ es un buen ejemplo de respuesta rápida y cortés sin atender el fondo del tema, pero sí la forma, y no afectar la continuidad de la relación”, apunta Di Génova, Magíster en Neurocomunicación y en Comunicación Corporativa, Protocolo y Asesoría de Imagen. Las solicitudes y respuestas por estas vías, más allá del tono o tenor del mensaje, deben hacerse en los horarios de la jornada laboral.

¿Mejor llamada o mensaje de voz?

Todo depende de lo que necesite comunicar y de los acuerdos que tenga con los interlocutores, jefe y compañeros de trabajo. “Hay personas que por practicidad prefieren una llamada y otras que se inclinan por los mensajes o notas de voz porque les son más efectivos, por ejemplo, cuando no pueden contestar en el momento y necesitan dar o impartir instrucciones, cuando las puedan escuchar lo harán y les resulta más fácil recordarlas”, precisa Di Génova.

Lo bueno si breve, dos veces bueno. En el ámbito de los negocios se valora la calidad del mensaje y su tratamiento. Forma y modo son fenómenos recíprocos, dos caras de una misma moneda. Por eso sea conciso en sus intervenciones. En diálogos a través de medios tecnológicos digitales se pierden matices de comunicación no verbal que ameritan realizar alocuciones breves y puntuales. Es preferible que se nos solicite una ampliación sobre un tema determinado a que saturemos la capacidad de atención de los participantes en una video llamada o teleconferencia. Y la misma regla rige respecto a mesurar el envío de mensajes y notificaciones sin control. Menos es más, por eso evite convertirse en un ‘spam’.

Que el afán no anule la cortesía. Salude al empezar una reunión por internet y si organiza una teleconferencia tenga en cuenta presentar a las personas nuevas en la sesión, lo mismo que preguntar cómo están los participantes antes de abordar el tema que los asiste, respetar el turno de la palabra y realizar encuentros cortos y efectivos.

La formalidad, recurso necesario

Antes de una reunión envíe la invitación formal cuatro días antes, por WhatsApp o ‘e-mail’ informando: agenda, objetivo, moderador de la reunión, tiempo de intervención, nombres y cargos de los participantes, recursos que utilizará (presentaciones escritas, etc). “No está bien avisarla un día antes o el mismo día con una llamada informal, sin agenda ni indicaciones” precisa la experta Pilar Guzmán. En el momento de la reunión evite hablar sin pedir su turno y tiempo disponible. Evite divagar o llegar sin ideas concretas y recuerde que sin moderador las reuniones se vuelven eternas.

Aprenda a anticiparse. Si tiene programado participar en una videoconferencia, a través de alguna plataforma, responda la invitación por el mismo medio y asegúrese de descargar el medio virtual de acceso por lo menos 30 minutos antes de su inicio. Confirme su presencia con anticipación y lea el instructivo de manejo que le pueden compartir a través de un mensaje, antes de la sesión. Y si se reúne con personas que no lo conocen, marque su perfil con nombre y apellido para que lo identifiquen con facilidad.

Cuide su puesta en escena: Antes de una teleconferencia o videollamada ubique un lugar con privacidad, con suficiente luz o claridad y con cualquiera de estas opciones: fondo de pared blanca o con biblioteca o libros, o una pared blanca y con plantas naturales. Evite ubicarse delante de un cuadro con muchos colores o de una ventana de vidrio con cortinas. El ángulo indicado frente a la cámara es el que muestra su rostro, cuello y hombros y si usa documentos impresos como apoyo, téngalos abiertos, en hojas separadas, para evitar el sonido del papel. Y cuando intervenga, module el volumen y use un tono de voz bajo para no molestar a los integrantes de la familia ni de la reunión. Y no olvide advertir en su casa que estará conectado en una reunión.

Controle sus modales: 
Tome café o agua solo cuando no intervenga en una videoconferencia y no consuma alimentos. Para evitar el ruido de la vajilla, si usa porcelana ponga una servilleta entre el plato y el pocillo y ubíquelos al lado en el que sea más diestro con su mano, con el fin de que no se vean en cámara. No se ría duro ni hable fuerte.

NADYNE MILLÁN
Para EL TIEMPO – VER ENLACE

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