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Negociación por Antonio Di Génova

Negociación





Si
bien el rol del relacionista en una negociación debe estar acotado a
sus tareas específicas, es importante que conozca los aspectos clave de
todo proceso de negociación y sus principales aristas. 
 



La
negociación se puede definir como un proceso en el que dos o más partes
establecen una relación, más o menos cooperativa, con el propósito de
acercar posiciones, en virtud de un tema o problema determinado, con
interés en convenir una solución a través del mejor acuerdo posible.

Cada
negociación plantea un escenario distinto y requiere de tratamientos y
esquemas diferenciados. No obstante ello, podemos observar dos estilos
básicos de negociación: la negociación inmediata y la negociación
progresiva.

Extracto del Capítulo 9 del nuevo libro de Antonio Ezequiel

Di Génova publicado recientemente: Manual de Relaciones Públicas e Institucionales*

Estilos de negociación.

La negociación inmediata representa un estilo directo, en el que se prioriza el alcance de un acuerdo rápido por sobre la posibilidad de establecer una relación personal con la contraparte.

La negociación progresiva, en cambio, prioriza la generación de un umbral de confianza mutua entre las partes, que posibilite luego la profundización de los alcances de la negociación una vez que se establecieron determinados vínculos en la interacción.

Estos estilos de negociación están directamente relacionados con las dos modalidades típicas de entender los negocios: Oportunidad y Continuidad.

Quienes propician el oportunismo entienden los negocios como un hecho aislado, y buscan satisfacer sus propias necesidades o intereses tratando de alcanzar sus propios objetivos; quienes se interesan por la continuidad en la relación son capaces de resignar ventajas posicionales iniciales propias para atender las necesidades conjuntas de las partes involucradas, propiciando así relaciones más duraderas.



Tipos de negociadores.

Existen dos tipos muy diferenciados de negociadores: el negociador enfocado en los resultados y el negociador enfocado en las personas.

Negociador enfocado en los resultados: es muy competitivo, lo único que realmente le importa es alcanzar su objetivo a toda costa, intimida, presiona, a costa de generar tensión si es necesario.

Negociador enfocado en las personas: es muy cooperativo, busca consensos y atiende muy especialmente la creación de vínculos sólidos con la otra parte. Evita el enfrentamiento actuando asertivamente y es muy empático en el manejo de sus emociones.

Resulta de gran interés conocer el tipo de negociador al que uno se aproxima con el fin de detectar fortalezas y debilidades.

Asimismo, conviene identificar el tipo de negociador al que se ajusta el oponente con vista a poder interpretar su comportamiento, anticipar sus movimientos y si fuera necesario tratar de contrarrestarlos.

Estrategias de negociación.

Una Estrategia de Negociación define los lineamientos generales en torno de los cuales se planteará el desarrollo de una negociación. Se pueden definir dos estrategias típicas: Ganar-Ganar y Perder- Ganar.

En la Estrategia «ganar-ganar», ambas partes buscan el éxito, a partir de un acuerdo mutuamente beneficioso que tenga en cuenta los intereses de todos los involucrados. Las partes cooperan progresivamente pudiendo llegar a alcanzar objetivos de orden superior a los inicialmente previstos, transformándose así en una Estrategia de “ganar-ganar con valor agregado”.

En la Estrategia «ganar-perder», en cambio, cada una de las partes trata de obtener el mayor rédito propio en forma oportunista, inmediata y confrontativa. La desconfianza es el común denominador. Las partes compiten de tal forma que, en ocasiones, la falta de un acuerdo razonable para alguna de las partes lleva a abandonar la negociación, con lo el escenario estratégico trocó hacia un “perder-perder”.

La comunicación en la negociación.

El éxito de una negociación depende, en gran medida, del poder real de cada una de las partes, medido en términos de la disponibilidad de los elementos estratégicamente requeridos en tales circunstancias y de la capacidad de comunicarlos convenientemente. Negociación= Poder + Comunicación.

La comunicación necesaria en los procesos de negociación es de orden informativa y persuasiva, alternándose convenientemente de acuerdo a las exigencias de la transacción y la naturaleza del vínculo que se haya establecido. Contenido y tratamiento del mensaje son las claves del éxito comunicacional. La comunicación puede hacer aumentar o disminuir la percepción de nuestro interlocutor en torno del poder real que nos asiste. 

Lugar de la negociación.

En este punto la función profesional de Relaciones Públicas es de vital importancia.

Si nuestra empresa es la anfitriona, deberemos procurar tener disponible toda la documentación que sea necesaria para el normal desenvolvimiento del acuerdo, y acceso directo a los especialistas que resultare necesario consultar por la demanda de las partes que negocian.

Asimismo, deberemos acondicionar convenientemente la sala de reunión y determinar la disposición de los asistentes al encuentro. Coordinar los servicios de  recepción, hospitalidad, atención en sala de reunión y servicios gastronómicos.

Si la reunión de trabajo se desarrolla en terreno neutral, como por ejemplo las instalaciones de un hotel, verificaremos previamente que éste reúne las condiciones necesarias para celebrar el encuentro.

Si la reunión se llevare a cabo en las oficinas de la otra parte, nuestro trabajo se limitará a la organización y logística de nuestra propia fuerza de negociación.

Negociar en terreno neutral puede ser una manera adecuada de comenzar las negociaciones, especialmente cuando las partes no se conocen. No obstante, a medida que se vaya avanzando, resultará probablemente más cómodo seguir negociando en una de las sedes.



Sala de reunión.

Una vez decidida la sede donde tendrán lugar las negociaciones, hay que elegir una sala de reuniones apropiada. Hay que buscar un entorno adecuado, confortable, que facilite la negociación. Entre los aspectos que hay que cuidar se encuentran: buena luz y temperatura agradable, acústica (que se oiga con claridad, sin ruidos incómodos), amplitud suficiente y material de apoyo (proyector, computadora, teléfonos…), etc.

Se debe poner a disposición de los visitantes una sala reservada por si necesitaren estar a solas para sus deliberaciones.

No debe comenzar la negociación mientras uno no se sienta plenamente cómodo con las condiciones del sitio. Negociar exige una gran concentración, por lo que uno no puede tener la mente distraída por culpa de la incomodidad del lugar.

Fases de la negociación.

En toda negociación se pueden distinguir tres fases diferenciadas, todas ellas igualmente importantes.

1- Preparación

2- Desarrollo

3- Cierre

La preparación es el periodo previo a la negociación propiamente dicha, y es un tiempo que hay que emplear en buscar información y en definir nuestra posición:

• Recopilar toda la información pertinente sobre nuestra oferta, sobre nuestros competidores y sobre la empresa con la que vamos a negociar.

• Definir con precisión nuestros objetivos, la estrategia que vamos a utilizar y las tácticas que vamos a emplear.

• También hay que contactar con aquellos departamentos de la empresa a los que les pueda concernir esta negociación, con objeto de informarles y unificar criterios.

• Hay que conocer con exactitud nuestro margen de maniobra: hasta dónde podemos ceder, qué tipo de acuerdos podemos firmar y qué otros requerirán autorización de los órganos superiores.

El desarrollo de la negociación abarca desde que nos sentamos a la mesa de negociación hasta que finalizan las deliberaciones, ya sea con o sin acuerdo.

Es la fase en la que ambas partes intercambian información (definen sus posiciones), detectan las discrepancias y tratan de acercar posturas mediante concesiones.

Su duración es indeterminada, requiriendo frecuentemente altas dosis de paciencia. Por lo general no es conveniente precipitar acontecimientos, siendo preferible esperar a que las ideas vayan madurando.

El cierre de la negociación puede ser con acuerdo o sin él.

Antes de dar por alcanzado un acuerdo hay que cerciorarse de que no queda ningún cabo suelto y de que ambas partes interpretan de igual manera los puntos tratados.

Una vez cerrado hay que recoger por escrito todos los aspectos del acuerdo. Es frecuente que en este momento las partes se relajen cuando, justo al contrario, conviene estar muy atentos, ya que en el documento se tienen que precisar muchos detalles que hasta ese momento probablemente apenas se hayan tratado (Por ejemplo, cláusulas de incumplimiento, indemnizaciones, prórrogas tácitas o expresas, jurisdicción pertinente, etc.).

Un malentendido que no se detecte a tiempo o una cláusula del contrato que quede ambigua puede dar lugar el día de mañana a una disputa legal.

La negociación también puede finalizar con ruptura y aunque no conviene precipitarse a la hora de tomar esta decisión, es una posibilidad que conviene contemplar cuando se negocia. Más vale no firmar un acuerdo que firmar un mal acuerdo.

Por último, señalar que una vez que finaliza la negociación conviene analizar con sentido crítico cómo se ha desarrollado, detectando aquellos aspectos que conviene mejorar.

La negociación es un arte que exige un aprendizaje permanente. Cada negociación es un ensayo general de la siguiente.



Agenda de una reunión.

En negociaciones complejas, en las que intervienen varias personas por cada lado, es aconsejable fijar con la otra parte antes del día de la reunión la agenda de trabajo: temas que se van a abordar, en qué orden y tiempo previsto, quiénes van a intervenir por cada lado, pausas, almuerzo y hora de finalización.

Esta agenda tiene como objetivo que la reunión se desarrolle de una forma ordenada:

• Permite que las partes centren su preparación en los temas que se van a tratar, y acudan a la reunión con los especialistas oportunos.

• Permite centrar la discusión sobre dichos puntos, evitando que una de las partes pueda traer a debate asuntos que no estaban previstos y que la otra no haya preparado.

• Permite hacer un seguimiento de los temas a abordar, evitando que alguno pueda quedar en el tintero.

• Obliga a ir avanzando: las partes son conscientes de que hay un guión que hay que intentar cumplir y que no se pueden eternizar en un punto determinado.

Aunque la agenda se establece para ser cumplida, ambos grupos negociadores deben interpretarla con cierta dosis de flexibilidad.

La negociación no siempre discurre como estaba prevista (se presentan nuevas ideas, nuevos argumentos, se revisan los objetivos, surgen puntos conflictivos, etc.)

La agenda viene a ser un marco general, una hoja de ruta, pero debe permitir cierta libertad de movimiento.

* Antonio Di Génova. (antoniodigenova@redrrpp.com.ar)

Editor del Portal de RR.PP. www.redrrpp.com.ar

Director General de e-PR Consultores

www.e-publicrelations.com.ar

Autor del libro Manual de Relaciones Públicas e Institucionales.  



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Autor del libro  Ceremonial Empresarial. El Ceremonial de RR.PP., Editorial Ugerman, 2010.  Blog del libro:

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Principales contenidos del libro:Ceremonial  Estratégico ® y Empresarial.El Ceremonial de Relaciones Públicas.Plan de RR.PP. «Indoor/Place» ®.Organización Integral de Eventos.Redacción Corporativa.Ceremonial aplicable en una negociación.Ceremonial en las Relaciones Humanas. Urbanidad. Cortesía.





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