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Protocolo 2.0

Protocolo 2.0, ¿ficción o realidad?





Poner el apéndice 2.0 a cualquier actividad está de moda; lo “2.0” es
más un apellido que calificativo; es sinónimo de que algo pertenece a la
familia de la interactuación, de la bidireccionalidad. Es la transición
desde un concepto monocanal en el que el receptor de un mensaje se
tenía que limitar a escucharlo o rechazarlo, a un mundo en el que no
sólo se permite contestar a, e interactuar con, el emisor del mensaje
sino que, además, el receptor del mensaje, el asistente al evento, toma
la iniciativa.

Hace unas semanas les decía a mis alumnos de una materia llamada «La seguridad en los eventos» que la seguridad integral implica no sólo que nuestros invitados estén tranquilos en la certeza de que ningún malhechor vaya a importunar su disfrute de un evento, sino también que no les ocurra nada con un escenario mal montado, con un alimento en mal estado, con un apagón repentino o con un largo etcétera de otras cosas que pueden sucederles si no estamos imbuidos de un espíritu de evento seguro. Pero no sólo por preservar la seguridad de todos, sino también por nuestra imagen.

La razón es muy sencilla, hoy casi todos llevamos en el bolsillo las herramientas necesarias para ensalzar o humillar un evento. Se trata de nuestro teléfono, tableta u ordenador portátil. Cualquiera que acuda a un acto, del tipo que sea, tiene la posibilidad de colgar de forma inmediata en la red un comentario, fotografía o vídeo que dé al traste con nuestro acto o que, por el contrario, lo ensalce y lo haga triunfar.

Una empresa puede estar o no en la red social; eso es lo de menos porque si no lo está de forma voluntaria, lo estará involuntariamente, para bien o para mal, pero no faltará en ella,sin duda.

Por tanto, debemos preparar nuestros eventos para que sean 2.0 o estar preparados para que alguien los convierta en tales. Ante la tesitura, toma tú la iniciativa.

Pero antes de seguir, me gustaría dar una respuesta sencilla a la pregunta de si existe un “protocolo 2.0”. Si por protocolo entendemos el concepto moderno de organización de eventos sin duda existe. Es evidente que, en prácticamente todos los actos que organicemos podremos aprovechar las redes sociales en nuestro beneficio. Si sigues leyendo; encontrarás algunas de las respuestas que buscas.

Lo cierto es que cabría plantearse algunas cuestiones previas a este análisis, como qué tienen que ver las redes sociales con nosotros, con nuestro mundo, con nuestras ceremonias, o si ser “2.0” es tuitear un evento; tal vez también, si nos conformamos con Twitter, o la herramienta que los sustituya en el futuro. Desde luego, si el lector es una persona ambiciosa y le gusta la innovación, la creatividad, la tecnología y los avances, las respuestas a estas dudas son evidentes; además, le recomendaría que siguiera leyendo este artículo. Si nada de ello te parece interesante pero, aún así, sientes cierta curiosidad por el tema, también debes dar una oportunidad a saber de lo que hablo. Pero si realmente reconoces que no te interesa en absoluto y consideras que protocolo es ordenar sillas, banderas y personas, no pierdas el tiempo.

Por dónde empezar

Si has seguido leyendo, enhorabuena. Creo que has tomado la decisión correcta. Veamos cuáles podrían ser los primeros pasos. Un evento tiene tres fases, de una forma general: el antes, el durante y el después. Y cualquier herramienta que nos facilite o que dé vistosidad al acto es siempre bienvenida.

Veamos cómo pueden ayudar las redes sociales antes del evento.La primera medida que debemos tomar es que nuestro acto sea un nativo del mundo digital; es decir, que nazca siendo 2.0; adaptarlo una vez nacido es tanto como enseñar idiomas a una persona mayor: una labor más complicada. Por tanto, incorporemos las redes sociales, las herramientas de colaboración y cuanta tecnología de interacción seamos capaces de usar, desde el mismo instante del planeamiento.

Existen tres posibles usos de los llamados social media en esta fase del proceso; cuatro si añadimos algunas herramientas de interactuación que no se consideran redes sociales pero que también pertenecen al mundo digital. Se pueden emplear para trabajo en equipo, publicitar el evento, venderlo y captar asistentes.

Las herramientas que Internet pone a nuestra disposición para ello son variadas; y esas plataformas son multipropósito, es decir, cada una sirve, en general, para varias acciones.

A continuación encontrarás un análisis de las principales.

El blog

Es el complemento ideal para una web corporativa. ¿Qué tiene de 2.0 un blog? Realmente poco, pero contribuye a que la empresa obtenga una serie de características esenciales en el mundo digital ya que ayuda a generar reputación e imagen y ofrecer un contenido especializado. Además, es una buena herramienta para el posicionamiento SEO ya que las herramientas de indización de los buscadores ?el sempiterno Google a la cabeza? consideran más importantes las web en evolución que las estáticas.

Además, permiten insertar elementos multimedia y herramientas de seguimiento en redes sociales. Por ello, los blog de nuestra empresa se pueden utilizar para difundir el evento y el mensaje de ese evento ?ahora lo llaman claim, pero bien puedellamarse lema o, en traducción literal, reclamo?, y cómo no, para publicitarlo. ¿Por qué desaprovechar la oprtunidad?

Facebook

No podemos olvidar esta herramienta. Se trata de una red social de carácter generalista en la que cada día se diseñan más campañas de marketing. Han nacido aplicaciones de todo tipo; incluso se puede crear una página web dentro de Facebook o una tienda en línea en tan solo unos pocos minutos y mediante un procedimiento sencillísimo.

Utiliza esta herramienta para publicitar tu evento. Si conectas con YouTube, o con herramientas de vídeo en directo, también te servirá para hacer márquetin viral. Con ella puedes generar expectación, dar a conocer el acto, captar asistentes e incluso, invitar. Si lo haces bien, no tendrás problemas.

Twitter

No puede faltar la red de los mensajes cortos. Ha revolucionado el mundo de la comunicación y ha sustituido al caro ?no de querido sino de costoso? SMS.

Son mensajes cortos, por supuesto, pero con una gran visibilidad; además, el contenido se puede enriquecer con vídeos, fotografías o enlaces. En todo caso, no desaproveches su capacidad como herramienta publicitaria y para generar expectación, combinada con otras, sobre un evento.

Pero ten cuidado, no cometas el error de usarlo para invitar, a no ser que quieras que tu acto sea, literalmente, multitudinario.

YouTube

El márquetin viral utiliza los sitios de vídeo para sus fines. YouTube es la herramienta más usada en este sentido y cualquier empresa, pequeña, mediana o grande, la utiliza ya para tener un espacio en el que lanzar al ciberespacio sus composiciones multimedia.

No la desaproveches. Quieres generar expectación y tienes imaginación, así que subir aquí un vídeo, 60 segundos de imágenes en movimiento con un audio adecuado, es muy valioso. Si además lo publicitas en tu blog, el muro de Facebook y a través de Twitter, mejor.

Tuenti

Es una red social que se dirige un sector más específico: un público muy determinado y joven. Si quieres llegar a él, esta es una buena herramienta. Tienes una dificultad, desde luego no insalvable: que para entrar te tienen que invitar. Es una comunidad “cerrada” pero en crecimiento, y en un 99% de público español. ¿Te interesa ese nicho de mercado? Puedes utilizarlo de una forma similar a Facebook: para publicitar el evento y captar asistencia.


Herramientas de colaboración

Antes, durante y después, la nube es el lugar del trabajo en equipo. Google, con sus ya veteranos Docs, iCloud de Apple o el futuro Office 365, o las herramientas en línea actuales del paquete Office, permiten compartir documentos, agendas, calendarios y todo lo que uno necesita en este campo.

¿Por qué correr el riesgo de tener documentos no actualizados, cuando todo el equipo puede trabajar a la vez con un único documento que se actualiza en tiempo real?

Con menos sofisticación, y para mantener una lista de tareas o de trabajos pendientes, Evernote, o herramientas similares, pueden ser una delicia.


Durante el evento

Ha llegado el día. Las redes sociales nos han traído los espectadores o asistentes que queríamos y es el momento de poner en práctica todo lo planificado con esmero y dedicación.

También en esta fase se pueden emplear las redes sociales. Ahora es el momento del vídeo en directo, de la dinamización, de fomentar los contactos, del debate. Y en eso, los social media son una ventaja competitiva.


Vídeo del acto

Para el vídeo, hay muchas herramientas, pero la mayoría no son gratuitas. Sistemas como Webex o Elluminate nos permiten gestionar sesiones con vídeo que alcanzan cualquier parte del mundo. Son herramientas profesionales que tienen muchas soluciones a precios competitivos.

Pero no olvides que otras como Skype o Live Meseenger, gratuitas, pueden ser muy eficaces si sabemos sacarle partido. Y la herramienta de streaming de Facebook puede darnos la oportunidad de emplear dos herramientas en una durante esta fase.

Generación de contactos

Te asalta otra duda: ¿también puede usarse lo 2.0 en la generación de contactos en un evento? Sí, la técnica alcanza cualquier lugar, y el hoy llamado networking, que queda mejor que decir que vamos a hacer contactos, se puede ayudar de los avances en tecnología. El ser humano piensa en todo, hasta en la forma de intercambiar información sin necesidad de llevar una carterita repleta de tarjetas de visita. Existe un aparatito, al menos uno, que permite el intercambio de información. Se llama Poken y tiene el lema “Collectpeople, places and thingswith a touch” ?para los castellanoparlantes, quiere decir que puedes recopilar personas, lugares y cosas con un solo toque?. Es la nueva tarjeta de visita electrónica y multiusos.

Dinamización y debates

Habrá actos en los que no sea necesario pero, si se trata de una presentación, de un intercambio de opiniones en forma de debate o mesa redonda o evento similar, aquí sí, tuitear es una opción muy correcta.

Twitter nos ayuda a transmitir los mensajes clave, la esencia de un discurso o debate, tanto a la sala como a los que están más allá. Es la interacción en estado puro porque es aquí donde más se nota que los asistentes toman la iniciativa y lanzan al aire sus mensajes, positivos o negativos.

Los mensajes estarán, creedme; otra cosa será decidir si colocamos una pantalla para que los vea el público a través de la organización o dejamos que los lean en su propio aparato electrónico; si de algo sirve en esta decisión, déjame que apunte que los comentarios serán, de un modo u otro, visibles.

Este es el momento en el que la organización debe llevar la iniciativa, crear un hashtag o etiqueta del evento E informar de él a todos para que quien quiera hacer un seguimiento lo pueda hacer.

Por supuesto, también se puede hacer a través de Facebook. Una nueva aplicación, ExpoSocial, utilizada en EventoDays, permite utilizar el chip de la acreditación para realizar publicaciones en el muro de Facebook, recomendado un producto o stand, publicando fotografías o recomendando la asistencia al evento, sin necesidad de estar conectado a esa red social.

La transmisión de los mensajes en tiempo real tiene riesgos, por supuesto. El más ventajoso de todos es que te vas a enterar de lo negativo en tiempo real, cuando aún tiene solución, y no varios días después, cuando tu reputación está por los suelos.

En este campo, palabras como backchanner o hashtag, y herramientas, cientos de ellas del tipo TweetDeck, serán nuestro caballo de batalla. Merecerá la pena hacer un estudio de cuáles son los mejores instrumentos para cada ocasión.

Cada día salen nuevas herramientas, así que es necesario tener la cabeza sobre los hombros, bien fría, para saber quitar el grano de la paja.


Y después…

Sí, también hay un después en nuestro uso de las redes sociales para el postevento. Es el momento de recopilar la información de lo sucedido, los comentarios hechos en las redes sociales, los contactos, y hacer buen uso de todo ello.

Internet nos ayudará. ¿Cómo? Entre otras cosas, sirviendo de repositorio de nuestros datos o ayudándonos a evaluar lo ocurrido.

Comentarios y evaluación

Empezando por esto último, para evaluar lo acontecido será muy útil saber buscar en las redes sociales el ruido que hemos generado durante el acontecimiento… y antes de él. Conocer lo que dicen de nosotros y de nuestros actos es esencial para tomas las medidas necesarias para combatir aquellos aspectos que sean negativos.

También nos ayudarán a decidir si merece la pena hacer una gestión de crisis en caso de comentarios negativos, o si no lo es. Dejo para otra ocasión un análisis de cómo gestionar una crisis en los medios sociales.

Para ello, Twitter, el hashtag o etiqueta del evento y lo que veamos en Facebook o en Tuenti serán de incalculable valor. Pero no olvides monitorizar otras redes sociales y lo que en ellas se haya dicho.

Contactos y repositorio

No olvides poner al día los contactos nuevos; clasifícalos de forma adecuada. Una buena agenda tiene un enorme valor. Si has utilizado procedimientos electrónicos, haz una recopilación de los datos recogidos y catalógalos según tus futuras necesidades.

En cuanto al repositorio, además de haberlo aprovechado en el paso anterior con lo que encuentres en las redes sociales, puedes emplear herramientas como YouTube y SlideShare para volcar vídeos y presentaciones o documentos que sean pertinentes. Tu público te lo agradecerá y, además, seguirás conservando sus visitas y seguirán acordándose de ti. No desperdicies esa oportunidad.


No te olvides

Si has decidido que durante el evento vas a generalizar el uso de las redes sociales o de herramientas de colaboración, avísalo y, además, equipa el lugar de forma adecuada. Los asistentes acudirán al evento con dispositivos portátiles, listos para utilizarlos, sí que necesitarán, y tú también, una buena conexión inalámbrica ?WiFi para más señas? y lugares donde recargar los dispositivos. Además, los asientos deben ser lo suficientemente cómodos para que el usuario de portátiles o tabletas lo haga sin dificultades.

Y si vas a emitir o grabar, no olvides preparar el videocasting, un buen sistema de backchannel y una zona social en donde se fomenten los contactos ?vale, el networking?.

Ah, las credenciales son un buen instrumento de comunicación: informan a los demás de quién es el que la lleva, así que si mediante un código de señales, colores por ejemplo, das información básica de lo que busca el portador, mejor. Y si vas a emitir mediante Twitter los conceptos clave, busca personal especializado: que sepa redactar y que sepa resumir.

¿Es esto Protocolo 2.0? Si no lo es, lo parece.

Por Alfredo Rodríguez

Fuente: Revista Protocolo.

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