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SEIS MANERAS DE EVITAR
LOS DESASTRES

EN EL CORREO ELECTRONICO



 Estos son algunos consejos básicos
que pueden ahorrarle ser la comidilla (poco halagüeña) de Internet.

1) “Responder a todos”: puede ser
una trampa

2) “Auto completar” (“Auto-fill”):
también puede ser una trampa

3) No usar palabras “peligrosas”

4) No participe en una “espiral
descendente” **

5) Pare, mire y escuche

6) Busque a un compañero

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información de cada ítem

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1)    “Responder a todos”: puede ser una
trampa

Sí, todos lo hemos hecho y lo han hecho con nosotros.  Tómese unos 10 segundos antes de pulsar
“enviar” y asegúrese de que el mensaje va realmente a sus destinatarios.  En una ocasión, tuve un potencial
cliente  que “respondió a todos” con un
mail que yo le remitiera esbozando una propuesta de negocios, cuando su
intención era responderle sólo a su socio. Le dijo que quería ver mi siguiente presentación para así poder usar mis
ideas como si fueran propias.  En lugar
de advertirle de su error, simplemente cancelé la nueva presentación.

 

2)    “Auto completar” (“Auto-fill”):
también puede ser una trampa

Outlook se destaca por completar incorrectamente los
nombres.  Compruebe que está enviando la
información a los destinatarios correctos.

 

3)    No usar palabras “peligrosas”

Por la razón que sea, a menudo en los correos electrónicos
se pierden los matices.  Algo que creemos
divertido, puede ser interpretado como ofensivo.  A menos que esté dirigiéndose a alguien de
confianza, escriba sus mails de la forma más concreta posible y evitando
emociones.

 

4)     No participe en una “espiral descendente”**

Con 20 años en una sala de redacción, me han llamado con
todos los nombres posibles.  Por el
camino, aprendí a poner la otra mejilla. Hacer comentarios por la espalda o pelear con alguien que tiene un punto
de vista distinto no le hará ganar puntos.

 

5)    Pare, mire y escuche

Antes de enviar un e-mail desagradable, aléjese de su
computadora unos 30 minutos.  Lo más
seguro es que al volver, su sangre ya haya dejado de hervir y borre la misiva.

 

6)    Busque a un compañero

Haga que un amigo o colega lea su correo antes de
enviarlo.  Él o ella podrá ofrecerle una
opinión más lúcida, ayudándolo a ver las cosas desde un punto de vista más
sensato.  Además, a veces es mejor tener
a alguien que lea un mensaje que hemos escrito en tono sarcástico, aunque no
sea el destinatario original.

 

Una nota final: recientemente, un colega le recordó a
nuestro equipo la ocasión en que le pedimos a un gobernador del estado que
asistiera a un evento de inauguración.  Durante
el intercambio de mails con la oficina del gobernador, uno de los asistentes,
de forma accidental, nos envió un CCO que decía “Qué diablos quiere que le diga
a estos idiotas?”.  Sacamos provecho de
la situación, y no sólo el gobernador asistió a la inauguración, sino que
también cortó la cinta.

**  N. de T.: este consejo,
excelente al hablar de comunicación escrita, es aún más valioso en las
relaciones cara a cara…

Por Gil Rudawsky   

Publicado en PR Daily

Traducción
e interpretación: Lic. Alejandra Martínez
Morales
, responsable de Relaciones Internacionales de RedRRPP

http://www.prdaily.com/Main/Articles/11132.aspx

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